Výdaje

Pomocí přehledů výdajů můžete zaznamenávat a vykazovat výdaje vzniklé během činností souvisejících s podnikem. Slouží jako formální záznam nákladů, které musí zaměstnavatel uhradit nebo zaúčtovat ve finančních záznamech společnosti. Zde je návod, jak tento proces obvykle funguje:

Vznik výdajů: Zaměstnancům vznikají při provádění obchodních činností výdaje, jako jsou cestování, schůzky s klienty nebo nákup spotřebního materiálu. Tyto výdaje mohou zahrnovat stravování, dopravu, ubytování, kancelářské potřeby atd.

Sbírka účtenek: Zaměstnanci vybírají účtenky za výdaje, které jim vzniknou. Příjmy slouží jako důkaz nebo důkaz o výdajích a jsou nezbytné pro účely úhrady nebo účetnictví. Příjmy obvykle obsahují podrobnosti, jako je datum transakce, jméno obchodníka/dodavatele, zakoupené položky a zaplacená částka.

Příprava zprávy o výdajích: Jakmile zaměstnanci shromáždili své účtenky, sestaví je do zprávy o výdajích. Zpráva výdajů obvykle obsahuje podrobnosti, jako je datum výdajů, účel výdajů, název dodavatele, vynaložená částka, a veškeré relevantní poznámky nebo komentáře.

Odevzdání: Zaměstnanci předkládají své vyplněné zprávy o výdajích spolu s odpovídajícími účtenkami svému zaměstnavateli nebo příslušnému oddělení v rámci organizace odpovědné za náklady na zpracování. V závislosti na zásadách a postupech společnosti to může zahrnovat odeslání fyzických kopií účtenek nebo použití nástrojů nebo softwaru pro správu digitálních výdajů k nahrání a připojení elektronických kopií účtenek do zprávy o výdajích.
Schválení: Odeslané výkazy výdajů jsou zkontrolovány a schváleny určenými schvalovateli v rámci organizace, jako jsou manažeři nebo finanční pracovníci. Schvalovatelé ověřují, že výdaje jsou legitimní, jsou v souladu se zásadami a pokyny společnosti a jsou náležitě podpořeny příjmy.

Úhrada nebo účetnictví: Po schválení jsou způsobilé výdaje vráceny zaměstnanci podle zásad úhrady společnosti. Alternativně, pokud jsou výdaje účtovány na firemní účet nebo kreditní kartu, jsou účtovány ve finančních záznamech společnosti.

Zadávání účtenek zahrnuje připojení nebo přidružení účtenek k odpovídajícím výdajům v rámci výkazu výdajů. To lze provést fyzicky sešíváním nebo oříznutím účtenek do tištěné zprávy o výdajích nebo elektronicky nahráním naskenovaných kopií nebo digitálních obrázků účtenek do systému správy výdajů nebo softwarové platformy. Tím je zajištěna odpovídající dokumentace na podporu každého výdaju uvedeného ve zprávě.