Wydatki

Użyj raportów wydatków do rejestrowania i raportowania wydatków poniesionych podczas działań związanych z biznesem. Służy jako formalny zapis kosztów, które wymagają zwrotu przez pracodawcę lub uwzględnienia w dokumentacji finansowej firmy. Oto jak zwykle działa ten proces:

Incurrence wydatków: Pracownicy ponoszą koszty, takie jak podróże, spotkania z klientami lub zakup materiałów eksploatacyjnych podczas prowadzenia działalności gospodarczej. Wydatki te mogą obejmować posiłki, transport, zakwaterowanie, artykuły biurowe itp.

Odbiór pokwitowań: Pracownicy zbierają pokwitowania za ponoszone wydatki. Paragony służą jako dowód lub dowód wydatku i są niezbędne do zwrotu kosztów lub celów księgowych. Paragony zazwyczaj zawierają szczegóły, takie jak data transakcji, nazwa handlowca/sprzedawcy, zakupione przedmioty i zapłacona kwota.

Przygotowanie raportu wydatków: Po odebraniu rachunków pracownicy kompilują je do raportu wydatków. Raport wydatków zwykle zawiera szczegóły, takie jak data wydatku, cel wydatku, nazwa dostawcy, wydana kwota oraz wszelkie odpowiednie uwagi lub komentarze.

Zgłoszenie: Pracownicy przesyłają wypełnione raporty wydatków wraz z odpowiednimi pokwitowaniami do swojego pracodawcy lub odpowiedniego działu organizacji odpowiedzialnego za przetwarzanie wydatków. W zależności od zasad i procedur firmy może to obejmować przesyłanie fizycznych kopii pokwitowań lub korzystanie z cyfrowych narzędzi do zarządzania wydatkami lub oprogramowania do przesyłania i dołączania elektronicznych kopii pokwitowań do raportu wydatków.
Zatwierdzenie: Przesłane raporty wydatków są sprawdzane i zatwierdzane przez wyznaczonych zatwierdzających w organizacji, takich jak menedżerowie lub personel finansowy. Zatwierdzający weryfikują, czy wydatki są uzasadnione, są zgodne z polityką i wytycznymi firmy oraz są odpowiednio poparte paragonami.

Zwrot kosztów lub księgowość: Po zatwierdzeniu wydatki kwalifikowalne są zwracane pracownikowi zgodnie z polityką zwrotów kosztów firmy. Alternatywnie, jeśli wydatki są naliczane na konto firmowe lub kartę kredytową, są one rozliczane w dokumentacji finansowej firmy.

Wprowadzanie pokwitowań polega na dołączaniu lub powiązaniu pokwitowań z odpowiednimi wydatkami w raporcie wydatków. Można to zrobić fizycznie, zszywając lub przycinając pokwitowania do drukowanego raportu wydatków lub drogą elektroniczną, przesyłając zeskanowane kopie lub cyfrowe obrazy paragonów do systemu zarządzania wydatkami lub platformy oprogramowania. Zapewnia to odpowiednią dokumentację wspierającą każdy wydatek wymieniony w raporcie.