Výdavky

Používajte výkazy výdavkov na zaznamenávanie a vykazovanie výdavkov vzniknutých počas činností súvisiacich s podnikaním. Slúži ako formálny záznam nákladov, ktoré musí zamestnávateľ uhradiť alebo účtovať vo finančných záznamoch spoločnosti. Takto tento proces zvyčajne funguje:

Nástup výdavkov: Zamestnancom znášajú náklady, ako sú cestovanie, stretnutia s klientmi alebo nákup tovaru pri vykonávaní obchodných činností. Tieto výdavky môžu zahŕňať stravu, dopravu, ubytovanie, kancelárske potreby atď.

Výber príjmov: Zamestnanci zhromažďujú potvrdenia za výdavky, ktoré im vzniknú. Príjmy slúžia ako dôkaz alebo dôkaz o výdavkoch a sú potrebné na účely úhrady alebo účtovníctva. Príjmy zvyčajne obsahujú podrobnosti, ako je dátum transakcie, meno obchodníka/predajcu, zakúpené položky a zaplatená suma.

Príprava správy o výdavkoch: Keď zamestnanci vyzdvihnú svoje príjmy, zostavujú ich do správy o výdavkoch. Správa o výdavkoch zvyčajne obsahuje podrobnosti, ako je dátum výdavkov, účel výdavku, názov dodávateľa, vynaložená suma a všetky príslušné poznámky alebo pripomienky.

Predloženie: Zamestnanci predkladajú svoje vyplnené správy o výdavkoch spolu s príslušnými potvrdenkami svojmu zamestnávateľovi alebo príslušnému oddeleniu v rámci organizácie zodpovednej za spracovanie výdavkov. V závislosti od politík a postupov spoločnosti to môže zahŕňať odoslanie fyzických kópií potvrdení alebo použitie digitálnych nástrojov na správu nákladov alebo softvéru na nahrávanie a pripojenie elektronických kópií potvrdení k správe o výdavkoch.
Schválenie: Predložené správy o výdavkoch sú preskúmané a schvaľované určenými schvaľovačmi v rámci organizácie, ako sú manažéri alebo finančný personál. Schvaľovači overujú, či sú výdavky legitímne, či sú v súlade so zásadami a usmerneniami spoločnosti a či sú primerane podporované potvrdenkami.

Náhrada alebo účtovníctvo: Po schválení sa oprávnené výdavky uhrádzajú zamestnancovi podľa politiky úhrady spoločnosti. Prípadne, ak sú výdavky účtované na firemný účet alebo kreditnú kartu, účtujú sa vo finančných záznamoch spoločnosti.

Zadávanie príjmov zahŕňa pripojenie alebo priradenie príjmov k zodpovedajúcim výdavkom v správe o výdavkoch. To možno vykonať fyzicky zošívaním alebo vystrihnutím potvrdení do tlačenej správy o výdavkoch alebo elektronicky nahraním naskenovaných kópií alebo digitálnych obrázkov príjmov do systému riadenia výdavkov alebo softvérovej platformy. Tým sa zabezpečí primeraná dokumentácia na podporu každého výdavku uvedeného v správe.