Витрати

Використовуйте звіти про витрати для запису та звіту про витрати, понесені під час діяльності, пов'язаної з бізнесом. Він служить офіційним записом витрат, які потребують відшкодування роботодавцем або обліковуються у фінансових записах компанії. Ось як зазвичай працює процес:

Виникнення витрат: Співробітники несуть такі витрати, як подорожі, зустрічі з клієнтами або придбання матеріалів під час ведення ділової діяльності. Ці витрати можуть включати харчування, транспорт, проживання, канцелярське приладдя тощо.

Збір квитанцій: Співробітники збирають квитанції про витрати, які вони понесуть. Квитанції служать доказом або доказом витрат і необхідні для відшкодування або бухгалтерського обліку. Квитанції зазвичай містять такі дані, як дата транзакції, ім'я продавця/постачальника, придбані товари та сплачена сума.

Підготовка звіту про витрати: Після того, як працівники зібрали свої квитанції, вони складають їх у звіт про витрати. Звіт про витрати зазвичай включає такі деталі, як дата витрат, мета витрат, назва постачальника, витрачена сума та будь-які відповідні примітки чи коментарі.

Подання: Співробітники подають свої заповнені звіти про витрати разом із відповідними квитанціями своєму роботодавцю або відповідному відділу в організації, відповідальній за обробку витрат. Залежно від політики та процедур компанії, це може включати подання фізичних копій квитанцій або використання цифрових інструментів управління витратами або програмного забезпечення для завантаження та додавання електронних копій квитанцій до звіту про витрати.
Затвердження: подані звіти про витрати переглядаються та затверджуються призначеними затверджувачами в організації, такими як менеджери або фінансовий персонал. Схвалені перевіряють, що витрати є законними, відповідають політиці та вказівкам компанії та належним чином підтверджуються квитанціями.

Відшкодування або облік: Після затвердження відповідні витрати відшкодовуються працівникові відповідно до політики відшкодування компанії. Крім того, якщо витрати списуються на рахунок компанії або кредитну картку, вони враховуються у фінансових записах компанії.

Введення квитанцій передбачає приєднання або пов'язування квитанцій з відповідними витратами у звіті про витрати. Це можна зробити фізично шляхом скріплення або вирізання квитанцій до друкованого звіту про витрати або в електронному вигляді, завантаживши відскановані копії або цифрові зображення квитанцій на систему управління витратами або програмну платформу. Це забезпечує адекватну документацію для підтримки кожної витрати, зазначеної у звіті.