Mua hàng

Đơn đặt hàng (PO) là một tài liệu thương mại được cấp cho người bán cho biết các loại, số lượng và giá đã thỏa thuận cho các sản phẩm hoặc dịch vụ mà người mua muốn mua. Nó phục vụ như một hợp đồng ràng buộc về mặt pháp lý phác thảo các điều khoản và điều kiện của giao dịch.

Dưới đây là các thành phần và mục đích chính của đơn đặt hàng:

Thông tin nhận dạng: Đơn đặt hàng thường bao gồm thông tin nhận dạng như tên, địa chỉ và chi tiết liên lạc của người mua, cũng như tên và địa chỉ của người bán.

Số PO: Mỗi đơn đặt hàng được gán một số nhận dạng duy nhất cho mục đích theo dõi và tham khảo. Số PO giúp cả hai bên dễ dàng xác định và tham chiếu giao dịch cụ thể.
Chi tiết mặt hàng: Đơn đặt hàng chỉ định các mặt hàng hoặc dịch vụ, bao gồm mô tả, số lượng, đơn giá và chiết khấu hoặc thuế áp dụng. Thông tin này đảm bảo sự rõ ràng và chính xác trong giao dịch.

Điều khoản và điều kiện: Đơn đặt hàng có thể bao gồm các điều khoản và điều kiện điều chỉnh giao dịch, chẳng hạn như điều khoản thanh toán, điều khoản giao hàng, bảo hành, chính sách trả hàng và các hướng dẫn hoặc yêu cầu đặc biệt.

Hướng dẫn giao hàng: Đơn đặt hàng có thể chỉ định địa điểm giao hàng, phương thức vận chuyển và ngày giao hàng hoặc khung thời gian. Hướng dẫn giao hàng rõ ràng giúp đảm bảo giao hàng hóa hoặc dịch vụ được đặt hàng kịp thời và chính xác.

Chữ ký được ủy quyền: Đơn đặt hàng thường yêu cầu ủy quyền từ nhân viên được chỉ định trong tổ chức của người mua, chẳng hạn như người quản lý mua hàng hoặc trưởng bộ phận. Các chữ ký được ủy quyền xác thực đơn đặt hàng và cho biết sự chấp thuận để tiến hành giao dịch.

Đơn đặt hàng giúp hợp lý hóa việc đặt hàng, đảm bảo tính chính xác của thông số kỹ thuật sản phẩm hoặc dịch vụ và cung cấp hồ sơ giao dịch chính thức cho cả hai bên liên quan. Ngoài ra, đơn đặt hàng hỗ trợ quản lý hàng tồn kho, lập ngân sách và lập kế hoạch tài chính cho tổ chức của người mua.